Problem
200명 이상 규모의 작가 정보와 협업 이력이 Notion 페이지와 개인 이메일함에 흩어져 있다. 담당자가 바뀌면 이전 컨택 기록을 찾기 어렵고, 같은 작가에게 두 번 섭외 메일을 보내는 일이 반복된다.
Before
Notion 문서에서 작가를 수동으로 찾고, Gmail 검색으로 과거 대화를 뒤진 뒤, 조건에 맞는지 사람이 직접 판단했다.
Solution
독립된 Artist CRM에 작가·협업·이메일 이력을 표준 스키마로 모은다. 조건을 입력하면 장르/국가/예산/과거 성과/최근 컨택 페널티/중복 섭외 페널티로 계산한 Rule Score 위에 Gemini가 자연어 추천 이유를 덧붙인다. AI 초안 메일 생성, 회신 자동 분류(수락/거절/협의중/질문/무응답)까지 이어진다.
Architecture
Automation Flow
Technical Challenge
AI에게 최종 판단을 전부 맡기지 않았다. genreMatch/countryMatch/budgetMatch/previousSuccess 같은 결정적 규칙 점수를 먼저 계산하고, Gemini는 그 위에 이유를 설명하는 역할만 맡는다. 분류 확신도가 낮은 회신은 자동 반영하지 않고 검토 대기열로 넘긴다. 개발 중 Gemini 모델명이 스펙 작성 시점 이후 변경된 것을 실제 API 에러로 발견해 수정했고, 무료 등급의 일시 과부하(503)에 대비한 재시도도 넣었다.
Result
실제 공유 DB에서 지금 이 순간 집계한 숫자입니다.
221
관리 중인 작가
60
진행된 협업
2
AI 추천 실행
10
생성된 추천 결과
Operations / Monitoring
Gmail 연동 상태와 AI 관련 Job 성공률은 Operations Center에서 실시간으로 확인할 수 있다.
Operations Center 보기 (스태프 로그인 필요)